Путевой лист грузового автомобиля

Транспортные компании, занимающиеся грузоперевозками, подвергаются частым проверкам. При транспортировке груза водитель ТС должен иметь при себе путевой лист. Этот документ является первичным и обязательным.

Назначение документа

Путевые листы действуют на территории Российской Федерации с 1997 года. Они являются необходимыми для грузового и пассажирского транспорта, а также строительной и специальной техники. Путевой лист предназначен для контроля работы водителя и учета расходов на горюче-смазочные материалы (ГСМ). Документ несет в себе важную информацию о предприятии, транспорте и водителе.

Для чего необходимо составлять

Путевой лист необходим для учета времени работы транспортного средства и водителя, управляющего им. В лист вписываются отметки о предрейсовом и послерейсовом медицинском осмотре водителя, о прохождении технического контроля ТС. Документ содержит информацию о продолжительности смены и грузах, которые перевозятся за этот период (об объеме работы).

Виды документа для грузового транспорта

Существует несколько видов путевых листов.

Форма №4-П — применяется для грузового транспорта в случаях оплаты работы водителя по повременному (о чем и говорит буква «П») тарифу;
№4С — для водителей грузовых ТС, работающих по сдельному тарифу;
№ПГ-1 — для грузовиков, принадлежащих индивидуальным предпринимателям. Данный тип листа позволяет возмещать расходы на топливо, ремонт и другие расходы;
Форма №6 — предназначена для путевых листов автобусов. Пассажиры также являются грузом, поэтому путевой лист необходим. Этот документ дает основание для учета работы ТС и начисления заработной платы водителю. Общественный городской и пригородный транспорт использует эту форму;
№6 спец. — для автобусов необщего пользования (заказных или вахтовых, например);
№ПА-1 — для автобусов, принадлежащих ИП.

Документ нельзя написать в свободной форме — есть специальные бланки для каждого типа ТС.

Как правильно оформляются

На каждое автотранспортное средство, используемое предприятием, нужно заполнять отдельный путевой лист перед рейсом. Заполненный документ содержит:

Свой персональный номер.
Указание ФИО водителя.
Госномер транспортного средства, его тип, назначение и другие сведения.
Дату и время начала и окончания рейса, а также показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку.
Сведения о владельце ТС (об ИП или ЮЛ, наименование организации).
Дату и время проведения предрейсового медицинского осмотра водителя и технической проверки автотранспорта. Каждый пункт должен быть подтвержден подписью специалиста.

Образец заполнения

Бланки немного отличаются в зависимости от типа транспорта и принципов работы предприятия. В качестве примера можно рассмотреть заполнение наиболее распространенной формы №4-П. В первую очередь нужно указать:

дату оформления, номер и серию документа;
наименование организации, ее код по ОКПО, адрес, номер телефона и ОГРН или ОГРНИП (нововведение с 2017 года);
срок действия листа.

Затем вписывается информация о водителе и транспортном средстве:

режим работы, номер колонны, бригады;
марку и модель ТС, номер парковки;
государственный регистрационный номер ТС;
данные водителя: полное имя и табельный номер;
класс и номер удостоверения;
вид лицензии, ее реквизиты;
информацию о прицепах (наличие/отсутствие и характеристики, если прицеп все же есть).

За этими пунктами следует несколько таблиц:

Первая содержит данные о времени и дате выезда с парковки, и возвращении на нее — число, месяц, время, показания одометра.
Вторая таблица содержит информацию о горючем. В отдельных графах должны проставить подписи заправщик, механик и диспетчер. Механик и диспетчер должны расписаться о том, что сдали или приняли данный автомобиль.

Последний пункт — задание. В нем записывают что должен сделать водитель: куда, кому и во сколько доставить груз. В конце смены отмечается количество отработанных часов и выполненный объем работы. В конце документа должна стоять подпись контролера, который оценивал техническое состояние машины перед рейсом. Желательно, чтобы на листе была печать и штамп предприятия.

На каждого заказчика заполняется дополнительная таблица (она остается у исполнителя заказа), которая содержит ту же информацию, что и отрывной талон для заказчика.

ВАЖНО! Вся документация фиксируется в специальном журнале учета. Рекомендуется хранить все документы вместе, чтобы при проверке не пришлось искать их в разных местах.

Какие правила хранения документа

С 1 марта 2019 года начали действовать новые правила оформления данного документа. Ранее листы можно было оформлять непосредственно перед рейсом или не позднее, чем за 1 месяц до него. Действующие правила оформления путевого листа таковы: если в течение смены водитель совершает один или несколько рейсов, то лист оформляется до первого выезда. Не нужно оформлять новый путевой лист на каждый рейс в течение одной смены (рабочего дня).

Сроки хранения первичного документа регламентируются несколькими актами:

Налоговый кодекс РФ — не менее 4 лет;
Законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» — не менее 5 лет;
Приказом Минтранса РФ № 152 — не менее 5 лет.

Таким образом, можно смело заявить: хранить документацию о грузоперевозках нужно не менее пяти лет. Все сведения должны быть записаны в журнал учета.

Ответственность и штрафы

Проверку путевых листов могут проверять представители:

Трудовой инспекции, чтобы удостовериться в том, что права работника не нарушаются.
Федеральной налоговой службы, чтобы выявить, правильно ли компания учитывает затраты на бензин и уменьшает налог на прибыль.
ГИБДД.
Ространскомнадзора. Как и ГИБДД этот орган обеспечивает безопасность движения на дороге.

Езда без путевого листа является нарушением законодательных актов. Ответственность предусмотрена по КоАП РФ.

за отсутствие правильно оформленного путевого листа предусмотрен штраф в размере 500 рублей или предупреждение;
если юридическое лицо или ИП вовсе не заполнило этот документ и не выдало его водителю, то его ждет штраф в размере 30 тысяч рублей. Точно такой же штраф положен за непроведенный предрейсовый медосмотр и техническую проверку транспортного средства;
при нарушении перевозчиком требований об обеспечении безопасности перевозок пассажиров и грузов в особых условиях (они определены пунктом 72 Приказа Минтранса России) главное лицо компании будет оштрафовано на сумму до 100 тысяч рублей;
ложная информация о медосмотре и технической проверке является нарушением, ответственность за которое наступает по Уголовному кодексу РФ.

ВАЖНО! Хранить путевые листы необходимо в течение пяти лет. Государственные органы могут потребовать документ даже спустя несколько месяцев или лет после произведения перевозки, поэтому избавляться от старых путевых листов можно только по истечении законодательно установленного срока хранения.

Водитель, являясь исполнителем работы, не понесет наказания за отсутствие путевого листа. Штрафы назначаются владельцу транспортного средства (который предоставляет услугу по грузоперевозкам), поскольку ответственность за наличие данного документа и правильность его заполнения лежит на собственнике ТС. Важно не только вовремя и правильно оформлять документацию, но и хранить ее.