Путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя

Любой предприниматель – владелец грузового транспортного средства (ТС) обязан контролировать поездки на нем. Основным документом считается путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя (ИП), который регламентируется законодательными и ведомственными нормативными актами. Для исключения проблем следует четко разбираться с правилами его оформления.

Назначение документа

Путевой лист грузового автомобиля (ПЛГА) представляет собой первичный документ учета использования ТС, работы водителя и перевозки грузов (наряду с товарно-транспортной накладной). Основное назначение ПЛГА:

1. Для ИП – это основание для начисления заработной платы водителя и контроль за соблюдением им трудовой дисциплины. Трудовая инспекция по листу определяет соблюдение трудовых норм в отношении наемных работников, отслеживает трудовой график, правильность начисления зарплаты, в т. ч. за сверхнормативное время и работу в выходные (праздничные дни).
2. Основание для расчетов за услуги по перевозки грузов, что позволяет проверить калькуляцию расходов, определить себестоимость коммерческого использования ТС.
3. Основание для списания затрат на ТС (топливо, смазочные вещества и иные расходные материалы). Налоговая инспекция по документу может проверить правильность ведения бухгалтерии в части использования автомобиля, а также стоимости перевозок.
4. Основание для использования ТС и перемещения грузов (наряду с накладной). Документ в соответствии с ПДД предъявляется сотрудникам ГИБДД и иных контролирующих органов для определения принадлежности груза и законности его перевозки. На крупногабаритные и особотяжелые грузы в документе ставится отметка «Опасный груз».

Если ИП имеет грузовой автомобиль, то он обязан оформлять ПЛГА в соответствии с нормативными актами.

Нормативное регулирование

Необходимость и правила оформления документа регулируются следующими нормативными актами:

• Закон о бухгалтерском учете от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
• Приказ Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 в редакции Приказа от 21.12.2019 № 467;
• Постановление Госкомстата РФ от 28.11.97 № 78 (форма не является обязательной);
• Приказ Минтранса РФ от 30.06.2000 № 68 (форма не является обязательной).

В настоящее время ИП имеет право использовать бланки ПЛГА собственной разработки при условии соблюдения норм Закона №402-ФЗ и Приказа № 152. В то же время рекомендуется использовать и ранее действовавшие бланки 4-С для спецтехники, 4-П при почасовой оплате водителя (Постановление № 78) и ПГ-1 для коммерческих перевозок (Приказ № 68). Они не являются обязательными, но удобны в использовании в бухгалтерии.

В каких случаях путевой лист необходим

При использовании грузового ТС в предпринимательской деятельности ИП обязан выписывать ПЛГА на каждый автомобиль. Документ оформляется только на одну смену или один рейс, в зависимости от того, что продолжается дольше. Чаще всего, он выдается на 1 смену, т. е. 1 день. Если рейс продолжается несколько суток, при этом автомобиль не возвращается на место постоянной стоянки, то выписывается на весь его срок.

При посменной работе водителей на одном автомобиле в течение одного рейса или смены, документ оформляется на каждого водителя. В случае, когда ИП сам водит ТС, то путевой лист он обязан оформить на себя. Выписывать документ может владелец ТС или лицо, уполномоченное им для этой цели.

Какие правила оформления

С 2013 года ИП имеет право устанавливать свой бланк путевого листа, но соблюдая требования нормативных актов. В документе должны обязательно отражаться такие сведения: срок действия, необходимая информация о грузе, автомобиле и водителе, дата выдачи. Он подлежит обязательной регистрации в журнале учета с присвоением номера.

Ответственность за ведение учета несет ИП. После окончания действия листа к нему прикладывается первый экземпляр товарно-транспортной накладной. В таком виде документы хранятся не менее 5 лет.

Обязательные реквизиты

В документе должны присутствовать следующие данные:

1. Сведения о ИП (ФИО, адрес регистрации по месту жительства, контактные реквизиты).
2. Сведения о водителе автомобиля (ФИО, номер водительского удостоверения). Если имеется лицензионный документ, то указываются его реквизиты. Когда водителем является сам ИП, записываются сведения о нем.
3. Сведения об автомобиле (марка, госномер, показание спидометра при выезде из гаража и возвращении в него).
4. Отметка о техническом состоянии ТС. Она ставится уполномоченным лицом. Отметка ставится по результатам предрейсового осмотра.
5. Оценка состояния здоровья водителя.
6. Сведения о перевозке (маршрут, наименование заказчика, сведения о грузе и т. п.). При сдаче листа проставляются сведения о работе водителя (общий пробег, суммарная масса груза, общая продолжительность работы).

ВАЖНО! В собственной форме следует предусмотреть графу, где можно указать информацию, подтверждающую расход топлива. Это необходимо для контроля правильности его списания (письмо Минфина РФ от 25.08.2009 № 02-03-06/2-161).

Образец заполнения

Форму бланка выбирает ИП самостоятельно.

Нюансы заполнения:

• необходимо записать дату выезда и характер задания: командировка, выходные и праздничные дни, обычный рабочий график, нахождение в колонне, бригадный подряд, перевозка опасного груза и т. п.;
• сведения о ТС и водителе заполняются следующим образом:

• • марка автомобиля – Hyundai Porter 2,5 d MT (фургон);
  • водитель – Румянов Вадим Олегович;
  • водительское удостоверение – 17 МА 572812 Класс – В, С;
  • лицензионная карточка – (зачеркнуть все варианты при отсутствии карточки).

• в графе «Задание водителю» указываются заказчик, планируемый километраж, конечный пункт, время прибытия и убытия, другие важные сведения;
• в разделе о горючем указываются все сведения о заправляемом топливе и данные для расчета расхода. Например:

• • топливо — Дизельное топливо ДТ;
  • показание при выезде — 86 л, при возвращении – 25 л;
  • коэффициент изменения нормы — + 1,2 л на 1 т груза на 100 км;
  • время работы двигателя — 3,45 ч.;
  • подписи ставят механик, водитель и диспетчер.

• прохождение контроля. Пример заполнения:

• • автомобиль технически исправен – контроль пройден;
  • выезд разрешил механик – подпись ФИО;
  • автомобиль принял водитель – подпись ФИО.

Штамп о прохождении медицинского осмотра ставить не обязательно. Врач может только проставить дату осмотра и расписаться.

Остальные графы не вызывают сложностей в заполнении. Они могут изменяться по усмотрению ИП.

Какова ответственность за ошибки в документе

Правильность заполнения путевого листа контролируется уполномоченными лицами, но полную ответственность несет сам предприниматель. Водитель отвечает за отсутствие документа, использование документа на другое лицо или другой автомобиль, а также за отклонение от маршрута следования и несоответствие груза указанному в листе и накладной.

Проверку ПЛГА могут производить:

1. Сотрудники ГИБДД и органов МВД. Они вправе потребовать ПЛГА и запретить дальнейшее следование при его отсутствии или выявлении явных несоответствий указанных сведений. Проверке подлежат сведения о водителе и ТС, грузе, маршруте следования и времени нахождения в пути.
2. Государственная налоговая инспекция. В соответствии с документом проверяется правильность списания топлива и иных расходных материалов, а также расчет калькуляции стоимости коммерческой перевозки. В этом случае ответственность за ошибки, помимо ИП, несет также бухгалтер (при его наличии).
3. Трудовая инспекция. Проверяется правильность учета рабочего времени, допущенной переработки, работы в выходные и праздничные дни. Наказание работодателя может последовать за нахождение водителя за рулем сверх установленных предельных норм по времени.

Особенно важно не допускать ошибок при указании таких сведений, как информация о водителе и ТС, тип груза, даты выезда и возвращения, показания приборов контроля расхода топлива, пробег автомобиля, маршрут следования. Наказание может последовать при отправлении машины без проведения технического контроля — отвечают механик и диспетчер (при их наличии).

Ошибка оформления может быть связана с неточным заполнением сведений о владельце автомобиля. В ПЛГА должны быть четко указаны ФИО предпринимателя, адрес регистрации по месту жительства, телефон для связи. Обязательно указывается его ОГРН. При наличии прицепа нельзя забывать о необходимости указания сведения о нем.

Предусмотренный штраф за отсутствие путевого листа

Отсутствие ПЛГА при выезде ТС из гаража с коммерческой целью считается административным правонарушением. Установлены следующие штрафные санкции:

• для водителя – 500 рублей (ст. 12.3 ч.2 КоАП РФ);
• для ИП – от 20000 до 100000 рублей (ст. 12.31.1 ч.1 КоАП РФ).

ВАЖНО! Наказание может последовать не только при отсутствии документа, но и при наличии грубых ошибок при его оформлении (отсутствие печатей и подписей, технического контроля, несоответствие дат и т. п.). Важно помнить, что ПЛГА необходим даже в том случае, когда за рулем автомобиля находится сам владелец ТС.

Путевой лист грузового автомобиля ИП является обязательным первичным документом. Его отсутствие при совершении коммерческого выезда ТС считается административным правонарушением и карается штрафом.

Этот документ необходим для недопущения незаконных перемещений грузов и использования автомобиля, правильности начисления зарплаты водителю и списания расходных материалов, контроля соблюдения трудового законодательства. Форму ПЛГА устанавливает сам ИП, но она должна соответствовать требованиям нормативных актов.