CRM - что это такое в грузоперевозках

Деятельность любой транспортной компании практически всегда тесно взаимосвязана с огромным количеством смежных бизнес-процессов. Именно факт постоянного взаимодействия с клиентами и партнёрами подразумевает автоматизацию многих рутинных операций, благодаря чему снижаются затраты и повышается эффективность всей процедуры. Поэтому современная CRM-система, разработанная специально для этих целей, как предлагает фирмам в сфере перевозок подобные услуги. В чём заключается её смысл?

Что такое CMR

CMR — универсальное соглашение, которое в 1956 году утвердили в Женеве, и стало значимым для многих европейских и азиатских государств, включая Россию. Конвенция утверждает, что для транспортировки любого груза необходимо обязательное оформление упомянутой накладной. Без этого документа водителя просто не пропустят через границу, ведь по факту бланк исполняет роль стандартной товарно-транспортной накладной, которая заключается в международном формате.

CMR отражает основные данные, которые касаются перемещения груза через границу. С его помощью можно узнать стандартную для процедуры информацию:

Количество товара и его характеристика.
Данные об организации-перевозчике.
Место происхождения товара и сведения о клиенте.
Контакты будущего получателя груза.
Точный маршрут транспортировки.
Документы, на базе которых идёт перевозка.
Заранее оговоренные сроки доставки.

Заодно в накладной указывается детальное описание того, когда и в каком именно виде конкретный товар поступил на таможню. Так каждый из участников соглашения должен иметь при себе дубликаты данного бланка.

Сейчас существует немалое количество разнообразных CRM вариантов и каждая из них обладает своими особенностями. Профессиональный подход к внедрению программ подобного формата в сфере логистики позволяет в самые короткие временные рамки организовать по-настоящему эффективную, слаженную работу, не зависимо от объёмов производства.

Перевод и полная расшифровка аббревиатуры

Дословно аббревиатура CMR означает наименование Convention Merchandies Routiers, что в переводе с английского означает «Конвенция о международных перевозках грузов с применением автотранспорта». Хотя на разных языках название этого документа звучит каждый раз иначе:

британский – International consignment note;
итальянский – Lettera di vettura internazionale;
немецкий– Frachtbief;
испанский – Carta de porte internacional;
голландский – Vrachtbrief;
датский – Fragtbrevet;
швейцарский – Fraktsedel;
французский – Lettre de voiture international.

Например, в русском варианте аббревиатура CMR произносится как «ЦМР», а на деле иногда зовётся обычной транспортной накладкой для груза.

Когда и для чего нужна накладная

Теоретически у международного логистического документа есть как минимум 5 важных функций. Примечательно, что у столь универсального товаросопроводительного бланка описание груза составлено таким образом, что его прекрасно понимают сотрудники торговли в большинстве стран мира. Наличие такой накладной — неоспоримый аргумент в пользу того, что определённый груз перевозится без нарушений нормативных актов.

Поэтому, выбирая подходящий СRМ для транспортной компании, следует разобраться, какой функционал должна содержать система. Обычно она отвечают следующим требованиям:

Ведение общей базы клиентов и исполнителей.
Создание, распечатка и рассылка шаблонов.
Доказательство законности перевозки.
Интеграция со сторонними программами.
Удобный для оператора интерфейс системы.

Отсутствие CMR потенциально чревато изъятием перевозимой продукции полицейскими. Благодаря максимально полной информации в бумаге, тут доступен быстрый поиск виновного в случае непредвиденного повреждения перевозимых вещей. По факту каждая сторона сделки уже в момент получения груза делает пометки в документе, поэтому довольно просто установить, кто был ответственным за сохранность товара в специально отведённый период.

Формат CRM много чем напоминает обычный блокнот с отрывными листами. В тот момент, когда фура с грузом достигает границы, таможенный инспектор делает пометку и сразу передаёт нужный лист на таможню. Оформление накладной напрямую касается всех участников процесса перевозки, предусмотренных согласно международной конвенции.

Как составляется документ

По умолчанию центральные нормы конвенции регулируются едиными правилами планирования автоперевозок и порядком оформления юридических отношений между всеми 3 сторонами сделки: отправителем, перевозчиком, получателем. Законодательные акты действуют даже в отношении перемещения грузов муниципальных учреждений. Причём образец накладной CMR унифицирован для всех стран.

Накладная по шаблону составляется только при условии, что государством ратифицирована конкретная часть договора перевозки грузов автотранспортом, где речь заходит о международных автомобильных перевозках.

В России упомянутая форма и условия заполнения ссылается на текст письма ФТС РФ от № 04-30/22006. Например, при отсутствии бланка на груз имеют полное право наложить арест, а на формальных участников сделки (отправителя и перевозчика) – штрафные санкции, размер которых определяется уже в индивидуальном порядке.

Какие правила оформления

Примечательно, что в CMR содержатся хотя бы 2 основные категории информации: базовые сведения о транспортировке груза, помещенные в специальные графы, а также необходимые для полноценного отчёта отметки и печати о реализации самой перевозки. Первые четыре страницы накладной считаются основными и даже имеют собственные названия.

Первая страница служит фактическим подтверждением отгрузки и оплаты товара, поэтому после заполнения остаётся на руках у поставщика и хранится в архивах минимум 1 год после окончания договора.

Вторая страница берёт на себя следующий этап – подтверждает доставку товара, после чего её передают сначала экспедитору, а затем водителю. Едва груз будет доставлен, шофёр должен в кратчайшие сроки вернуть экземпляр получателю, а также заверить сделку подписями.

Третья страница рассчитана на перевозчика, поскольку прикрепляется к путевому листу. Во время начисления зарплаты водителю, информация, указанная на данной области комплекта, будет служить главным аргументом. Именно тут ставит подпись и свой штамп отправитель груза.

Четвёртую страницу, в которой указывается стоимость товара, заполняет непосредственно сам перевозчик. Впоследствии она передаётся особе, оплачивающей транспортировку (отправителю или получателю груза), а в финале обязательно заверяется обеими сторонами сделки.

Кто должен заполнять

Изначально право на заполнение бланка CMR имеют одновременно несколько ответственных за весь процесс лиц:

представитель транспортной компании;
водитель (практика очень редкая);
экспедитор, который сопровождает товар;
отправитель груза (клиент или заказчик).

Обычно такие бланки заполняют экспедиторы или лично грузоотправители. Последние сильнее остальных участников процесса заинтересованы в правильном оформлении накладной, поскольку в случае ошибок отвечать придётся именно им. Стоит помнить, что оригинал CMR с отметками на всех таможнях при экспорте из России является самым ценным документом для возврата экспортного НДС.

Нужно ли заполнять все графы

Согласно правилам, всякий отправитель груза должен заполнять хотя бы 17 пунктов CMR: с 1 по 15, 21 и 22. Именно перечисленные графы накладной включают в себя самую важную информацию о совершаемой логистической операции. А вот графу 23 также имеет право заполнять даже поставщик груза. Там он должен непременно указать дату отправки товара и номер путевого листа. Лишь на основании данного документа и происходит запланированная перевозка.

Как уже отмечалось ранее, определённые поля, в которых идет речь о тарифах и стоимости дополнительных услуг (19, 27, 28 и 29) по факту заполнять вовсе необязательно, особенно, когда используется не сдельный вид тарифа, а договорной вариант. Также согласно конвенции, на накладной международного формата вообще допустимо проставлять только подписи, а наличие мокрых печатей не считается обязательным элементом бланка.

Каков порядок внесения изменений

Если ссылаться на п. 2 ст. 7 КДПГ, то каждый перевозчик имеет возможность на законных основаниях корректировать информацию в накладной по просьбе грузоотправителя, поскольку он является покупателем услуги. Формально заказчик обязан подтвердить просьбу в письменном виде. Так следует сделать акцент, что в других случаях какие-либо исправления и помарки в CRM априори исключены.

Чем грозит неправильное заполнение

Помните, что на границе у шофёра могут возникнуть серьёзные проблемы, если вдруг в накладной CRM будут выявлены ошибки или случайно пропущенные поля. Поскольку значительную часть документа заполняет именно отправитель, то и ответственность за неправильное оформление автоматически ложится на него.

Так ст. 23.17 кодекса об административных нарушениях гласит, что помарки при составлении накладных грозят ответственному юрлицу материальным наказанием вплоть до 10% от ценности перевозимого товара. Аналогичные санкции накладывается в том случае, если информация в CRM противоречит реальным данным в сопровождающих документах. Но в любом случае дальнейшая конфискация или арест груза законом не предусмотрена.

Поэтому лучше сразу правильно подготовить накладную CMR, чем решать проблемы по факту их выявления. Если во время внезапной остановки фуры с грузом инспектор выяснит, что товар не дополнен соответствующим документом, он сразу оформляет протокол правонарушения.

На его основании возбуждают административное дело, после которого нарушитель облагается стандартным штрафом под 100 – 150 тыс. руб., а сам штраф назначается водителю, поэтому в первую очередь в его интересах проверить наличие накладной ещё на этапе официальной приёмки груза.

Где берут международную накладную

По закону в странах, которые участвуют в конвенции КДПГ, по умолчанию используется единая форма CMR. Но законодательные источники, регламентирующие порядок заполнения бумаги, в каждом из рассматриваемых государств разные. В России центральным нормативным актом считается письмо ФТС РФ № 04–30/22006. Зато выдача формуляров не контролируется строго: пустую форму можно просто скачать в Интернете и распечатать самостоятельно или как вариант купить в магазине.

Бланк

Стандартные шаблоны накладных CMR причисляются к бумагам с идентификационным номером и конкретной степенью защиты. Так, типичный алгоритм применения и заполнения документа определяется законодательством. Изначально все бланки печатаются привычным способом – в типографии, где их может заказать любой участник договора.

Обычно 10-14 листов изготавливаются на самокопирующейся бумаге, с проставленным номером и серией. По инструкции документ должен содержать от 6 и более страниц, которые обязан заполнять исключительно определённый участник процесса. Вдобавок накладная международного формата заполняется как минимум в 4 экземплярах, но практика наглядно демонстрирует, что лучше делать 7 штук.

Когда накладная обязательна, а когда нет

CRM воспринимается в качестве полноценного программного обеспечения для внутренних и междугородних транспортных линий. Упомянутые системы исключают множество ручной работы, что позволяет в режиме онлайн управлять сложным механизмом логистики. В зависимости от выбранного вида транспорта и регулирующих нормативов, различают несколько версий накладных:

AWB –для авиационных перевозок грузов;
RWB – для транспортировки товара ж/д транспортом;
коносамент – для грузоперевозок по морю;
CMR – для перевозок при помощи автомобилей.

Мультимодальная перевозка при запланированном пересечении границ страны априори представляет собой общий комплекс указанных видов транспортировки (включая перевалку на терминалах), поэтому для её осуществления важно правильно оформлять все запрашиваемые типы и иметь на руках копии приготовленных бумаг.

Какие преимущества и недостатки

Если рассматривать положительные и отрицательные стороны такого алгоритма, то среди плюсов применения оптимизации бизнес-процессов при помощи CRM можно выделить следующие пункты:

Повышение скорости обработки заявок (автоматизация операции позволяет оперативно отреагировать на запрос).
Оптимизация штата сотрудников (можно уменьшить затраты на содержание штата сразу на несколько рабочих мест).
Связь с телефонией, мессенджерами, почтовыми программами и прочими средствами (позволяет усилить эффективность работы с клиентом, повышая лояльность потенциального потребителя).
Единое окно CRM-системы (гарантирует сохранность данных и уменьшение неточностей из-за человеческого фактора).
Электронный оборот документов в электронном виде (возможность закрепить необходимые заявки, отчёты и поверки онлайн).
Интеграция с сервисами государственного типа или 1С (правильно спланированный процесс намного упрощает бухгалтерию).

Однако тут есть и оборотная сторона медали, и весьма заметный список изъянов. Поэтому при оценке CMR обязательно нужно отметить определённые минусы современной системы страхования:

Отказ фирмы выплатить страховку по полису.
Потеря времени в случае возмещения убытков.
Ограничение ответственности по закону России.

Так или иначе, практика международных грузоперевозок всё равно демонстрирует, что к страховке CMR обращаются даже очень перспективные фирмы. Наличие данного документа для перевозчика открывает перспективы иметь действительно выгодных клиентов: многие заказчики, находясь в поиске подходящей транспортной компании, делают акцент именно на этом пункте. Поэтому будет нелишним использовать рассмотренный пример бланка, чтобы дополнительно обезопасить товар во время перевозки.